UNI lidera la transformación digital universitaria con su Sistema de Gestión Documental (SGD)
La Universidad Nacional de Ingeniería consolida su compromiso con el desarrollo del país y con la modernización de la gestión pública universitaria. En ese marco, nuestra institución consolida un modelo institucional de gestión documental digital, eficiente, seguro y replicable, que optimiza procesos, reduce costos y fortalece la transparencia.
La UNI se posiciona hoy como referente nacional en modernización universitaria y gestión pública digital mediante la implementación y evolución de su Sistema de Gestión Documental (SGD-UNI), una plataforma tecnológica que ha transformado de manera estructural la tramitación administrativa, académica y de gestión institucional, generando beneficios concretos para autoridades, docentes, investigadores, estudiantes y personal administrativo.
La adopción del SGD-UNI se realizó en el marco de la estrategia de transformación digital del Estado promovida por la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM). En 2021, la Universidad gestionó la incorporación del sistema impulsado por la entonces Secretaría de Gobierno Digital de la PCM, hoy Secretaría de Gobierno y Transformación Digital, integrándolo como pieza clave de su proceso de modernización institucional. Desde entonces, la UNI no solo implementó la solución base, sino que la ha fortalecido, ampliado y adaptado a la complejidad de su estructura organizacional, incorporando desarrollos propios, integraciones con plataformas institucionales y servicios digitales del Estado, así como un proceso continuo de mejora. Ello ha permitido contar con un sistema más intuitivo, seguro y plenamente alineado con los procesos universitarios.
La facilidad de uso del sistema ha favorecido su adopción masiva por más de 2,000 usuarios de la universidad, impulsando un cambio cultural hacia una gestión digital eficiente, trazable y orientada al servicio.
Innovaciones institucionales del SGD-UNI
El modelo desarrollado por la UNI supera el enfoque tradicional de gestión documental y fortalece la gobernanza institucional mediante:
-Trazabilidad gráfica e integral de los expedientes, con visualización de todas las posibles ramas del recorrido administrativo en tiempo real.
-Visualización digital de expedientes en formato de libro electrónico, facilitando la revisión integral de las actuaciones.
-Integración con la Mesa de Partes Digital del Estado, asegurando interoperabilidad con otras entidades públicas.
-Clasificación automática de expedientes mediante reconocimiento de voz e inteligencia artificial, incrementando la precisión y la velocidad del registro documental.
-Clasificación estructurada de los motivos de trámite (familias, subfamilias y categorías), con predefinición de rutas administrativas según tipología, fortaleciendo la trazabilidad, la estandarización de procesos y la generación de información estadística para la gestión.
-Motor de reglas de negocio que aplica validaciones, requisitos normativos y flujos administrativos automatizados, sin modificaciones al software.
-Integración con pasarelas de pago electrónico y con los principales sistemas institucionales.
Impacto institucional y sostenibilidad
La implementación del SGD ha generado un impacto directo en la eficiencia operativa y la sostenibilidad institucional:
-Reducción significativa del uso de papel, tóner e insumos de impresión.
-Ahorro institucional superior a S/ 7 millones anuales (2.5% del presupuesto institucional).
-Eliminación de miles de horas-hombre en tareas manuales y repetitivas.
-Simplificación sustancial de procedimientos administrativos.
Estos resultados permiten a la UNI avanzar de manera concreta hacia una gestión “cero papel”, con simplificación de procesos, reducción de cargas administrativas y mayor eficiencia en el servicio público universitario.
Repositorio digital institucional
El SGD incorpora un repositorio digital institucional que centraliza expedientes, resoluciones, documentación de gestión, tesis, informes y producción académica. Este repositorio permite búsquedas avanzadas por metadatos y por contenido de cada documento, fortaleciendo la memoria institucional, la transparencia y el acceso a la información.
Cumplimiento normativo y mejora continua
Todo el ecosistema opera bajo los lineamientos archivísticos del Archivo General de la Nación, garantizando criterios técnicos de conservación, acceso, seguridad y eliminación documental. El sistema continúa evolucionando con nuevos módulos orientados a reducir tiempos, pasos administrativos y costos de operación.
Un modelo replicable para el sistema público
Con esta iniciativa, la UNI no solo fortalece su propia gestión, sino que consolida un modelo universitario de transformación digital replicable a nivel nacional. A través de convenios y cooperación interinstitucional, el SGD-UNI puede ser compartido y adaptado por otras universidades y entidades públicas, contribuyendo a una administración más eficiente, transparente y sostenible.
La UNI reafirma así su rol histórico como institución líder en ingeniería y tecnología, extendiendo su capacidad de innovación al ámbito de la gestión pública y aportando activamente a la construcción de un Estado peruano moderno, interoperable y centrado en el ciudadano.
La UNI no solo forma ingenieros. También construye el futuro de la gestión pública.
